TREUHAND-UNION - Datenschutzerklärung Neusiedl

Diese Erklärung beschreibt, wie TU-Neusiedl am See, Kalvarienbergstraße 17, 7100 Neusiedl am See („wir“) Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet. Die Erklärung richtet sich an unsere bestehenden und ehemaligen Klienten, Interessenten und potentielle zukünftige Klienten, sowie ihre jeweiligen Gesellschafter, Organe und sonstigen Mitarbeiter.

1. Zwecke der Datenverarbeitung

Wir werden Ihre personenbezogenen Daten zu folgenden Zwecken verarbeiten:
− zur Begründung, Verwaltung und Abwicklung der Geschäftsbeziehung;
− zur Stärkung der bestehenden Klientenbeziehung bzw. zum Aufbau einer neuen Klientenbeziehungen oder dem Herantreten an Interessenten, einschließlich der Information über aktuelle Rechtsentwicklungen und unser Dienstleistungsangebot (Marketing);
− im Falle einer bereits erfolgten Beauftragung zur internen Organisation und zum Schadensmanagement der Kanzlei

und soweit jeweils vom Klienten beauftragt:
− zur Durchführung der Lohnverrechnung für Klienten (einschließlich monatliche Lohn- und Gehaltsabrechnung, monatliche und jährliche Meldungen an Behörden etc.);
− zur Durchführung der Finanz- und Geschäftsbuchhaltung für Klienten;
− zur Ausübung von Beratungs- und Vertretungstätigkeiten im Bereich des Steuerrechts und wirtschaftlichen Angelegenheiten;
− zur Beratung und Vertretung in Beitrags-, Versicherungs- und Leistungsangelegenheiten derSozialversicherungen,
− zur Vertretung vor Verwaltungsgerichten und Verwaltungsbehörden und vor gesetzlich anerkannten Kirchen und Religionsgemeinschaften in Beitragsangelegenheiten und vor allen anderen behördlich tätigen Institutionen und
− zur sonstigen Beratung sowie zur Übernahme von Treuhandaufgaben und zur Verwaltung von Vermögen im Berechtigungsumfang des § 2 WTBG 2017,
− sowie zur jeder beauftragten Aufgabe gemäß § 2 WTBG 2017

Soweit wir Ihre personenbezogenen Daten bei Ihnen selbst erheben, ist die Bereitstellung Ihrer Daten grundsätzlich freiwillig. Allerdings können wir unseren Auftrag nicht oder nicht vollständig erfüllen, wenn Sie Ihre personenbezogenen Daten nicht bereitstellen.

2. Verarbeitete Datenkategorien

Wir verarbeiten für die zuvor dargestellten Zwecke folgende Kategorien personenbezogener Daten auf Basis der im nächsten Absatz dargestellten Rechtsgrundlagen:
- Stammdaten und Personenstandsdaten von Klienten und deren Angehörigen
- Daten zur Steuerung von Marketing Aktivitäten
- Daten iZm einer allfälligen Konzernstruktur
- Unternehmensspezifische Daten des Klienten zur Erfüllung gesetzlicher Meldeverpflichtungen
- Daten iZm der Durchführung der Buchhaltung und der Bilanzierung im Auftrag des Klienten
- Daten iZm der Erstellung von Steuererklärungen im Auftrag des Klienten
- Daten iZm der Durchführung von Due Diligences im Auftrag des Klienten
- Daten iZm betriebswirtschaftlichen Auswertungen im Auftrag des Klienten
- Daten iZm der Durchführung des Zahlungsverkehrs im Auftrag des Klienten
- Daten iZm der Durchführung des Mahnwesens im Auftrag des Klienten
- Daten iZm der Bereitstellung von ASP-Diensten
- Daten iZm Steuerberatung und Spezialberatung inklusive Rechtsmittel BFG und VwGH
- Daten iZm finanzstrafrechtlicher Beratung und Verteidigung
- Daten iZm Unterstützung im gerichtlichen Finanzstrafverfahren gem § 199 FinStrG
- Daten iZm Begleitung als Vertrauensperson
- Kontaktpersonen (Organe und sonstige Mitarbeiter) beim Klienten
- Daten iZm bestehenden Treuhandverhältnissen
- Daten iZm Fremdgeschäftsführung
- Daten iZm Stiftungsvorstand und Aufsichtsrat
- Bei der Leistungserbringung mitwirkende Dritte einschließlich Angaben über die Art der Mitwirkung
- Für die Verrechnung an die Klienten erforderliche Leistungserfassungsdaten
- Debitorenmanagement
- Kostenrechnung
- Sonderhauptbuchvorgänge (z.B. Einzelwertberichtigung, Wechselforderung, Anzahlung, Bankgarantie)
- Leistungsspezifische Aufwände und Erträge
- Stammdaten Lieferanten des Klienten
- Kontaktpersonen (Organe und sonstige Mitarbeiter) beim Lieferanten
- Liefer- und Leistungsbedingungen
- Daten zur Versicherung der Lieferung oder Leistung und zu ihrer Finanzierung
- Finanzierungs- und Zahlungsbedingungen
- Mahndaten/Klagsdaten
- Stammdaten Gesellschafter des Klienten
- Daten iZm Gesellschaftsverhältnis
- Stammdaten Kooperationspartner des Klienten
- Daten iZm Vertragsverhältnis
- Stamm- Personenstandsdaten Dienstnehmer
- Daten Dienstnehmer für die Erfüllung sozialversicherungsrechtlicher Verpflichtungen
- Daten Dienstnehmer für die Erfüllung arbeitsrechtlicher Verpflichtungen
- Daten Dienstnehmer zur Gewährleistung arbeitsverfassungsrechtlicher Rechte
- Daten Dienstnehmer iZm Mitarbeitervorsorge gemäß BMVG
- Daten Dienstnehmer iZm Arbeitsverhältnis
- Daten Dienstnehmer iZm Arbeitszeiterfassung –
- Daten Dienstnehmer iZm Entgeltberechnung / Einstufung / Lohnabrechnung
- Daten Dienstnehmer iZm Berechnung Rückstellung
- Daten Dienstnehmer iZm betrieblicher Organisation
- Daten Mitarbeiter - Ausbildung
- Datum iZm der Bestellung/Beendigung einer organschaftliche Funktion
- Daten betreffend die Verhinderung der Funktionsausübung (nur von Funktionsträgern)
- Gesetzliche und vertragliche Grundlagen der Berechnung der Funktionsentschädigung (nur von Funktionsträgern)
- Daten iZm Kapitalgeber des Klienten
- Alle Informationen zur Errichtung von Arbeitsverträgen iSd §2 Abs 3 lit 1 WTBG 2017

3. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Wenn Sie ein Interessent bzw. potentiell zukünftiger Klient sind, werden wir Ihre Kontaktdaten zum Zweck der Direktwerbung über den Weg der Zusendung elektronischer Post oder der telefonische Kontaktaufnahme nur mit Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a der Datenschutzgrundverordnung („DSGVO“) verarbeiten.

Wenn Sie unser Klient sind, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten, weil dies erforderlich ist, um den mit Ihnen geschlossenen Vertrag zu erfüllen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Im Übrigen verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten auf der Grundlage unseres überwiegenden berechtigten Interesses, die unter Punkt 1 genannten Zwecke zu erreichen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) und auf der gesetzlichen Grundlage des WTBG 2017 (Art. 9 Abs. 2 lit. g DSGVO).

4. Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten

Soweit dies zu den unter Punkt 1 genannten Zwecken zwingend erforderlich ist, werden wir Ihre personenbezogenen Daten an folgende Empfänger übermitteln:

- von uns eingesetzte IT-Dienstleister sowie sonstige Dienstleister i.Z.m. Marketing-Aktivitäten,
- Verwaltungsbehörden, Gerichte, Ministerien, ausgelagerte Rechtsträger und Körperschaften des öffentlichen Rechtes,
- Wirtschaftsprüfer für Zwecke des Auditing,
- Versicherungen aus Anlass des Abschlusses eines Versicherungsvertrages über die Leistung oder des Eintritts des Versicherungsfalles (z.B. Haftpflichtversicherung),
- Klienten, soweit es sich um Daten der Gesellschafter, Organe und sonstigen Mitarbeiter des jeweiligen Klienten handelt,
- Kooperationspartner und für uns tätige Rechtsvertreter (u.a. Rechtsanwälte, Notare und Steuerberater),
- vom Klienten bestimmte sonstige Empfänger (z.B. Konzerngesellschaften des Klienten),
- zusätzlich im Falle von personenbezogenen Daten von Dienstnehmern unserer Klienten im Bereich der Lohnverrechnung:
    - Gläubiger des Dienstnehmers sowie sonstige an der allenfalls damit verbundenen Rechtsverfolgung Beteiligte, auch bei freiwilligen Gehaltsabtretungen für fällige Forderungen,
    - Organe der betrieblichen und gesetzlichen Interessensvertretung,
    - Versicherungsanstalten im Rahmen einer bestehenden Gruppen- oder Einzelversicherung sowie Mitarbeitervorsorgekassen (MVK),
    - mit der Auszahlung an den Dienstnehmer oder an Dritte befasste Banken,
    - Betriebsärzte und Pensionskassen,
    - Mitversicherte und

zusätzlich im Bereich der Finanz- und Geschäftsbuchhaltung für Klienten:
    - Inkassounternehmen zur Schuldeneintreibung,
    - Banken im Auftrag des Klienten,
    - Factoring-Unternehmen, Zessionare und Leasingunternehmen.

Manche der oben genannten Empfänger können sich außerhalb Österreichs befinden oder Ihre personenbezogenen Daten außerhalb Österreichs verarbeiten. Das Datenschutzniveau in anderen Ländern entspricht unter Umständen nicht jenem Österreichs. Wir setzen daher Maßnahmen, um zu gewährleisten, dass alle Empfänger ein angemessenes Datenschutzniveau bieten. Dazu schließen wir beispielsweise Standardvertragsklauseln (2010/87/EC und/oder 2004/915/EC) ab. Diese sind auf Anfrage verfügbar (siehe Punkt 6).

5. Speicherdauer

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten grundsätzlich bis zur Beendigung der Geschäftsbeziehung im Rahmen derer wir Ihre Daten erhoben haben oder bis zum Ablauf der anwendbaren gesetzlichen Verjährungs- und Aufbewahrungsfristen; darüber hinaus bis zur Beendigung von allfälligen Rechtsstreitigkeiten, bei denen die Daten als Beweis benötigt werden. Soweit Sie ein Klient, ehemaliger Klienten, Interessent bzw. potentiell zukünftiger Klient oder eine Kontaktperson bei einer der Vorgenannten sind, speichern wir Ihre personenbezogenen Daten für die Zwecke des Marketings bis zu Ihrem Widerspruch oder dem Widerruf Ihrer Einwilligung, soweit die Marketingmaßnahme auf Grundlage Ihrer Einwilligung erfolgt.

6. Ihre Rechte im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten

Sie sind unter anderem berechtigt (i) Auskunft darüber zu erhalten, ob und welche personenbezogenen Daten wir über Sie verarbeiten und Kopien dieser Daten zu erhalten, (ii) die Berichtigung, Ergänzung, oder Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit diese falsch sind oder nicht rechtskonform verarbeitet werden, (iii) von uns zu verlangen, die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzuschränken, (iv) unter bestimmten Umständen der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu widersprechen oder die für die Verarbeitung zuvor gegebene Einwilligung zu widerrufen, wobei ein Widerruf die Rechtsmäßigkeit der vor dem Widerruf
erfolgten Verarbeitung nicht berührt, (v) Datenübertragbarkeit zu verlangen, soweit Sie unser Klient sind (vi) die Identität von Dritten, an welche Ihre personenbezogenen Daten übermittelt werden, zu kennen und (vii) bei der Datenschutzbehörde Beschwerde zu erheben. Alle vorgenannten Rechte gelten nur insoweit, als nicht andere Rechtsvorschriften dadurch verletzt werden.

7. Unsere Kontaktdaten

Sollten Sie zu dieser Erklärung Fragen haben oder Anträge stellen wollen, wenden Sie sich bitte an uns:

TU-Neusiedl am See
Kalvarienbergstraße 17
7100 Neusiedl am See
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